Case To Analysis- Modern Office Administration

Case To Analysis- Modern Office Administration

Airstar manufactures, repairs, and overhauls pistons and jet engines for smaller, often previously owned aircraft. The company had a solid niche, and most managers had been with the founder more than twenty years. With the founder’s death five years ago, Roy Morgan took over as president at Airstar. Mr. Morgan has called you in as a consultant.

Airstar Manufactures, yang bergerak dalam bidang Perbaikan dan Pengecekan mesin-mesin jet kecil, seringkali sebelumnya tidak memiliki masalah besar. Perusahaan tersebut memiliki masa depan karir yang bagus, dan banyak managernya yang sudah bersama-sama dengan pendirinya selama lebih dari 20 tahun. Namun, setelah meninggalnya si Pendiri perusahaan 5 tahun yang lalu, Roy Morgan kemudian mengambil alih posisi sebagai Pimpinan tertinggi di Airstar. Pak Morgan mengangkat kamu sebagai Konsultannya.

Your research indicates that this industry is changing rapidly. Airstar is feeling encroachment of huge conglomerates like General Electic and Pratt & Whitney, and its backlog of orders is the lowest in several years. The company has always been known for its superior quality, safety, and customer service. However, it has never been under treath before, and senior managers are not sure which strategic direction to take. They have considered potential acquisitions, imports and exports, more researchs, and additional repair lines. The organization is becoming more chaotic, which is frustrating Morgan and his vice presidents.

Menurut penelitian yang kamu lakukan, mengindikasikan bahwa industri tersebut berubah dengan sangat cepatnya. Airstar merasa adanya perambahan dari konglomerat-konglomerat besar seperti General Electric dan Pratt & Whitney, dan permintaan order pun jadi semakin sedikit beberapa tahun belakangan ini. Perusahaan ini dikenal karena kualitasnya yang bagus, keamanannya, dan juga pelayanan konsumennya. Perusahaan ini tidak pernah berada di bawah ancaman sebelumnya, dan Manager seniornya pun tidak yakin dengan strategi apa yang harus diambil. mereka telah mempertimbangkan akuisisi impor, impor dan ekspor, penelitian lebih lanjut, dan jalur perbaikan tambahan. Perusahaan ini menjadi lebih kacau, yang membuat Pak Morgan dan wakilnya frustasi.

Before a meeting with his team, he confides to you.

“organizing is supposed to be easy. For maximum efficiency, work should be divided into simple, logical, routine tasks. These business tasks can be grouped by similar kinds of work characteristics and arranged within an organization under a particularly suited executive. So why are we having so many problems with our executive?”

Morgan met with several of his trusted corporate officers in the executive dining room to discuss what was happening to corporate leadership at Airstar. Morgan went on to explain that he was really becoming concerned with the situation. There had been outright conflicts between the vice president of marketing and the controller over merger and acquisition opportunities. There had been many instances of duplication of work, with corporate officers trying to outmaneuver each other.

Sebelum bertemu dengan tim-nya, Pak Morgan mengakui sesuatu kepada kamu, “pengorganisasian harusnya menjadi mudah. Untuk daya guna yang maksimal, pekerjaan seharusnya dibagi ke dalam sesuatu yang lebih sederhana, logis, dan sesuai dengan tugas rutin. Tugas-tugas ini bisa dikelompokan berdasarkan persamaan jenis dari karakteristik pekerjaan dan disusun ke dalam suatu organisasi di bawah eksekutif yang cocok. Tetapi kenapa kita punya banyak masalah dengan eksekutif kita?”

Pak Morgan bertemu dengan beberapa pejabat kepercayaannya untuk mendiskusikan apa yang sebenarnya terjadi dengan pimpinan korporasi di Airstar. Pak Morgan menjelaskan bahwa ia begitu sangat peduli dengan situasi tersebut. Di perusahaan tersebut telah terjadi konflik langsung antara wakil presiden pemasaran dengan pengendali atas peluang merger dan akuisisi. telah ada banyak contoh dari duplikasi pekerjaan, dengan pejabat perusahaan berusaha untuk mengatasi manuver masing-masing.

“communications are atrocious,” Morgan said to the others. “why, I didn’t even get a copy of the export finance report untill my secretary made an effort to find one for me. My basis for evaluation and appraisal of corporate executive performance and goal accompalishment is fast becoming obsolete. People have been working up their own job descriptions, and they all include overlapping responsibilities. Changes and decisions are being made on the basis of expediency and are perpetuating too many mistakes. We must take a good look at these organizational realities and correct the situation immediately.”

“komunikasi adalah sesuatu yang sangat buruk,” Pak Morgan berkata kepada yang lainnya. “kenapa? Karena saya bahkan tidak mendapatkan salinan laporan keuangan ekspor sampai sekretaris saya yang memberikannya satu untuk saya. dasar saya untuk mengevaluasi dan menilai kinerja eksekutif perusahaan dan pencapaian tujuan dengan cepat menjadi usang. Orang-orang  telah mengerjakan pekerjaan mereka sendiri, dan mereka semua termasuk tanggung jawab yang tumpang tindih. perubahan dan keputusan dibuat atas dasar kemanfaatan dan mengabadikan terlalu banyak kesalahan. kita harus melihat secara positif realitas organisasi dan sesegera mungkin memperbaiki situasi.”

Jim Robinson, vice president of manufacturing, pointed out to Morgan that Airstar was not really following the “principles of good organization”.

“for intances”, explained Robinson, “let’s review what we should be practicing as administrators.” some of the principles Robinson believed they should be following were:

•       Determine the goals, policies, programs, plans, and strategies that will best achieve the desired results for the company.

•       Determine the various business tasks to be done.

•       Divide the business tasks into a logical and understandable organizational structure.

•       Determine the suitable personnel to occupy positions within the organizational structure.

•       Define the responsibility and authority of each supervisor clearly in writing.

•       Keep the number and kinds of level of authority at a minimum.

Jim Robinson, Wakil Presiden Manufaktur, menunjukkan kepada Pak Morgan bahwa Airstar tidak benar-benar mengikuti "prinsip organisasi yang baik". Pak Robinson menjelaskan, “misalnya, mari kita tinjau apa yang harus kita latih sebagai administrator.” Beberapa dari prinsip yang dipercaya oleh Pak Robinson bahwa mereka seharusnya mengikuti:

•       Menentukan tujuan, kebijakan, program, rencana, dan strategi yang akan menjadi pencapaian terbaik yang diinginkan bagi perusahaan.

•       Menentukan jenis tugas untuk diselesaikan.

•       Membagi tugas-tugas ke dalam struktur organisasi yang logis dan dapat dimengerti.

•       Menentukan personil yang cocok untuk menempati posisi dalam struktur organisasi.

•       mendefinisikan tanggung jawab dan wewenang pengawas masing-masing dengan jelas secara tertulis.

•       menjaga jumlah dan jenis tingkat kewenangan secara minimal.

Robinson proposed that the group study the corporate organizational chart, as well as various corporate business task. After reviewing the corporate organizational chart, Robinson, Morgan and the others agreed that the number and kinds of formal corporate aouthority were logical and not much different from other corporations. The group then listed the various corporate business tasks that went on within Airstar.

Pak Robinson mengusulkan bahwa kelompok mempelajari bagan organisasi perusahaan, serta berbagai tugas-tugas bisnis perusahaan. Setelah meninjau bagan organisasi perusahaan, Pak Robinson, Pak Morgan dan yang lainnya setuju bahwa jumlah dan jenis otoritas formal tersebut logis dan tidak jauh berbeda dengan perusahaan lain. Kelompok tersebut kemudian mencatat tugas berbagai bisnis korporasi yang berlangsung dalam Airstar.

Robinson continued, “how did we ever decide who should handle mergers or acquisitions?”

Morgan answered, ”I guess it just occurred over time that the vice president of marketing should have the responsibility.”

“but,” Robinson queried, “where is it written down? How would the controller know it?”

“aha!” Morgan exclaimed. “it looks like I’m part of the problem. There isn’t anything in writing. Tasks were assigned superficially, as they became problems. This has all been rather informal. I’ll establish a group to decide who should have responsibility for what so thing can return to our previous level of efficiency.”

Pak Robinson melanjutkan, “bagaimana kita memutuskan siapa yang harus menangani merger atau akuisisi?”

Pak Morgan menjawab, “saya rasa itu hanya terjadi dari waktu ke waktu bahwa wakil presiden pemasaran harus memiliki tanggung jawab.”

“tetapi,” Pak Robinson bertanya, “dimana salinannya? Bagaimana bagian pengontrolan tahu akan hal itu?”

“aha!” Pak Morgan berseru, “sepertinya saya termasuk bagian dari masalah ini. tidak ada sesuatu secara tertulis. Tugas-tugas ditugaskan secara sepintas, dan itulah masalahnya. ini semua telah menjadi agak informal. Saya akan membentuk kelompok untuk memutuskan siapa yang harus bertanggung jawab atas apa sehingga hal-hal dapat kembali ke tingkat efisiensi sebelumnya. "